Los documentos, mensajes y archivos utilizados diariamente por los empleados pueden contener información financiera, datos personales, información sobre clientes u otros datos que no deberían compartirse fuera de la organización. Incluso cuando la infraestructura está protegida, la información puede quedar expuesta accidentalmente a través de un correo electrónico enviado al destinatario equivocado o mediante el uso compartido inadecuado de un documento. Data Loss Prevention – DLP en Microsoft 365 proporciona a las organizaciones mecanismos para identificar información sensible y aplicar políticas que controlan cómo puede utilizarse y compartirse.
Las políticas DLP pueden utilizar tipos de información sensible y otras condiciones para identificar los datos que requieren protección. En función de las necesidades de la organización, las reglas pueden detectar determinada información en documentos y mensajes y activar acciones cuando se identifica un comportamiento que no cumple con la política establecida. Los usuarios pueden recibir advertencias y recomendaciones en el contexto de su actividad y, en aquellos escenarios en los que el riesgo sea mayor, pueden aplicarse restricciones adicionales. El objetivo es reducir la exposición accidental de los datos sin convertir cada actividad habitual en un proceso complicado para los empleados.
Una ventaja importante es la integración con los servicios utilizados diariamente en la organización. Las políticas pueden contribuir a proteger la información en Exchange, Teams, OneDrive y SharePoint Online, en función de la configuración y las licencias disponibles. De este modo, la empresa puede definir una estrategia común para la información que circula a través de diferentes herramientas de colaboración. DLP puede utilizarse junto con las funcionalidades de Microsoft Purview para la clasificación, las etiquetas de confidencialidad y la gobernanza de la información, creando un modelo en el que la protección de los datos se aplica en función del contenido y del contexto en el que se utiliza la información.
La implementación de DLP debe comenzar por identificar los datos que son realmente importantes para la organización. La aplicación de reglas excesivamente restrictivas puede afectar a la actividad de los usuarios, mientras que unas reglas demasiado generales pueden generar numerosas alertas sin valor operativo. Es recomendable definir las políticas de forma gradual, probarlas y ajustar las condiciones en función de la forma real de trabajar. Soluciones Ofimáticas ofrece servicios de consultoría IT para analizar los requisitos de seguridad y configurar los servicios de Microsoft 365, que pueden integrarse con otras soluciones cloud de Microsoft.
Data Loss Prevention complementa las medidas tradicionales de seguridad centrándose en la información y en la forma en que esta se utiliza. Una estrategia DLP correctamente configurada puede ayudar a la organización a reducir el riesgo de compartir accidentalmente datos sensibles y proporcionar indicaciones a los usuarios cuando una acción pueda incumplir la política interna. Junto con Microsoft Purview y los servicios de seguridad de Microsoft 365, DLP puede convertirse en un componente importante de la estrategia de protección de la información. Contáctanos para evaluar y configurar políticas de protección de datos adaptadas a tu organización.
