Las organizaciones generan y gestionan volúmenes cada vez mayores de información: documentos internos, contratos, datos financieros, información sobre clientes, correos electrónicos y archivos compartidos entre departamentos. El problema no consiste únicamente en dónde se almacenan estos datos, sino también en identificar la información sensible, determinar qué personas pueden acceder a ella y definir durante cuánto tiempo debe conservarse. Microsoft Purview, integrado en el ecosistema Microsoft 365, ofrece herramientas para la protección y gobernanza de la información, ayudando a las organizaciones a aplicar políticas coherentes sobre los datos durante todo su ciclo de vida.
Uno de los elementos importantes de Microsoft Purview es la clasificación de la información. La organización puede identificar documentos y mensajes que contienen determinadas categorías de datos y utilizar etiquetas de confidencialidad para diferenciar entre información pública, interna, confidencial o estrictamente confidencial. En función de la clasificación, pueden aplicarse medidas adicionales de protección y reglas sobre la forma en que la información puede utilizarse o compartirse. De este modo, la protección deja de depender únicamente de la ubicación del archivo y puede acompañar a la información a medida que esta se utiliza en la actividad de la organización.
Microsoft Purview también puede contribuir a prevenir la exposición accidental de datos mediante políticas de Data Loss Prevention. Estas políticas pueden identificar determinados tipos de información sensible y aplicar reglas cuando los usuarios intentan compartirla de una forma que no cumple con las políticas de la organización. La integración con Outlook, Teams, OneDrive y SharePoint Online permite aplicar una estrategia común sobre la información utilizada diariamente por los empleados. De este modo, la organización puede combinar una colaboración flexible con mecanismos de control adaptados al nivel de sensibilidad de los datos.
La gobernanza de la información también incluye la definición del ciclo de vida de los documentos. No todos los datos deben conservarse permanentemente y determinadas categorías de documentos deben mantenerse durante períodos establecidos por los requisitos internos o por la normativa aplicable. Las políticas de retención pueden ayudar a estandarizar estos procesos y reducir la conservación descontrolada de información. Soluciones Ofimáticas ofrece servicios de consultoría informática para analizar la estructura de la información, definir las clasificaciones y configurar las políticas de Microsoft 365 en función de los procesos y requisitos de cada organización.
Microsoft Purview ayuda a las organizaciones a transformar la protección de datos, pasando de un conjunto de reglas aisladas a un modelo coherente de gobernanza de la información. La clasificación, las políticas de prevención de pérdida de datos y la gestión del ciclo de vida pueden contribuir a reducir los riesgos y aumentar el control sobre la información importante. Integrado con otros servicios cloud de Microsoft, Purview puede convertirse en un componente central de la estrategia de seguridad y cumplimiento normativo. Contáctanos para evaluar e implementar una estrategia moderna de protección y gobernanza de datos.
