En una organización en la que la información se encuentra distribuida entre correos electrónicos, carpetas, conversaciones y diferentes aplicaciones, los empleados pueden perder tiempo intentando encontrar los documentos o recursos que necesitan. Un intranet moderno proporciona un punto central de acceso a la información de la empresa, y SharePoint Online, como parte de Microsoft 365, permite construir este tipo de espacio digital. La organización puede reunir en un único portal noticias internas, procedimientos, documentos, recursos para los empleados, información sobre los departamentos y accesos rápidos a las aplicaciones utilizadas en la actividad diaria.
Un intranet desarrollado con SharePoint no tiene por qué ser únicamente una colección de páginas y documentos. Su estructura puede diseñarse en función de la forma real en la que trabaja la organización. Pueden existir áreas dedicadas a los distintos departamentos, páginas para Recursos Humanos, IT o dirección, centros de documentación y secciones destinadas a la comunicación interna. Los empleados pueden encontrar procedimientos, formularios, políticas internas, guías y otra información sin necesidad de solicitarla por correo electrónico. Mediante el uso de metadatos, bibliotecas y mecanismos de búsqueda de SharePoint Online, la información puede organizarse de manera que siga siendo fácil de localizar incluso cuando aumenta el volumen de contenido.
El portal interno también puede convertirse en el principal canal de comunicación de la organización. La empresa puede publicar anuncios, novedades, información sobre proyectos, eventos o cambios en los procedimientos, y el contenido puede organizarse en función del público al que está dirigido. La integración con Microsoft Teams permite conectar la comunicación con los espacios de colaboración, mientras que OneDrive y las bibliotecas de SharePoint facilitan el trabajo con documentos. De este modo, las diferentes soluciones cloud de Microsoft dejan de funcionar como herramientas independientes y pasan a formar parte de un entorno digital de trabajo integrado.
Un intranet también puede integrar procesos internos, no solamente contenidos. Los formularios y aplicaciones de Power Apps pueden utilizarse para gestionar solicitudes, mientras que Power Automate puede administrar aprobaciones y notificaciones. Por ejemplo, desde el portal pueden accederse a solicitudes administrativas, formularios de Recursos Humanos, solicitudes de IT o procesos de aprobación. Soluciones Ofimáticas diseña este tipo de soluciones mediante servicios de consultoría informática, partiendo del análisis de la estructura de la organización y de la forma en que los empleados utilizan la información. Cuando las funcionalidades estándar no son suficientes, el portal puede ampliarse mediante desarrollo de software, componentes personalizados e integraciones con las aplicaciones existentes.
Un intranet SharePoint bien diseñado puede convertirse en el punto de entrada a todo el entorno digital de la organización. Los empleados encuentran la información con mayor rapidez, la comunicación interna se vuelve más estructurada y el acceso a documentos y procesos queda centralizado. Al mismo tiempo, la plataforma puede evolucionar junto con la organización mediante la incorporación de nuevos departamentos, servicios, automatizaciones y aplicaciones. Contáctanos para diseñar e implementar un intranet moderno en SharePoint Online, adaptado a la estructura y los procesos de tu empresa.
