SharePoint, Teams y OneDrive forman parte de Microsoft 365, pero no cumplen exactamente el mismo papel. La elección debe basarse en quién utiliza la información, durante cuánto tiempo y cómo se colabora. Una estructura clara reduce copias, enlaces rotos y documentos difíciles de localizar. En nuestros servicios de SharePoint Online analizamos el trabajo real de cada equipo antes de organizar espacios y permisos.
OneDrive para el trabajo individual
OneDrive es adecuado para archivos de trabajo personales, borradores y documentos que todavía no pertenecen a un espacio común. Es posible compartirlos, pero un documento que se convierte en referencia del departamento debe trasladarse a un espacio gestionado por el equipo. Así se evita que la continuidad dependa de la cuenta de una sola persona.
Teams para colaborar en el día a día
Teams reúne conversaciones, reuniones y archivos alrededor de un grupo de trabajo. Los documentos de los canales se almacenan en SharePoint, por lo que la estructura de equipos y canales influye también en la organización documental. Antes de crear nuevos equipos conviene definir responsables, miembros, propósito y ciclo de vida.
SharePoint para información compartida
SharePoint permite crear sitios, bibliotecas, páginas y metadatos para información que necesita una estructura común. Resulta apropiado para intranets, documentación de departamentos y procesos documentales. Los permisos deben mantenerse comprensibles; crear excepciones para cada archivo dificulta la administración y las revisiones posteriores.
Una regla sencilla para decidir
Utilice OneDrive mientras el trabajo sea individual, Teams para la colaboración operativa y SharePoint para publicar y organizar información compartida. Esta regla debe adaptarse a los procesos y requisitos de conservación. Microsoft 365 puede configurarse con una gobernanza común. Consúltenos para revisar su estructura actual.
